회사에서 업무를 하다 보면 MS Word 파일로 작성된 내부 문서를 반출해야 하는 경우가 있다. 기밀문서, 대외비 문서 등 복사를 금지한다거나 하는 문구를 상하단에 넣어도 좋지만, 워터마크라는 기능을 활용하여 문서 백그라운드에 넣어줘서 확실하게 표시하는 게 가장 좋다.
워터마크 란?
워드 페이지의 내용 뒤에 "기밀" 또는 "긴급", "복사 금지" 등과 같은 회색 텍스트를 추가하는 기능이다. 텍스트는 원하는 내용으로 바꿀 수 있으며 당연히 컬러 및 투명도 또한 변경할 수 있다. 텍스트뿐만 아니라 회사 로고 등 사진을 문서 백그라운드에 워터마크로 넣을 수 있다.
희미한 워터마크 덕분에 내용을 읽는 가독성에 방해가 되지 않으면서도 문서를 특별 취급해야 한다는 사실을 알릴 수 있다. 회사 내 문서를 반출할 때 반드시 사용하는 기능이기도 하다.
MS 워드 워터마크 넣기
상단 메뉴 바 > 디자인 > 워터마크 > MS에서 제공하는 워터마크 선택 혹은 사용자 지정 워터마크
위 경로에 따라 확인하면, 아래 화면과 같이 MS에서 제공하는 기밀, 복사 금지, 급함, 긴급 등의 워터마크가 미리 선택할 수 있도록 나와있다. 선택하면 바로 문서 백그라운드에 회색 텍스트로 적용된다.
하지만 문서의 가독성이 떨어져 회색 텍스트의 내용, 컬러 혹은 글씨체를 변경해야 할 때가 있는데 이럴 때는 사용자 지정 워터마크를 선택한다. 반대로 워터마크를 제거해야하는 경우 아래 워터마크 제거를 눌러준다.
워터마크 설정 팝업이 나오면 그림 워터마크 혹은 텍스트 워터마크를 선택할 수 있는데, 그림 워터마크는 회사 로고를 넣어야 할 때 활용하면 좋다.
위 예시는 텍스트 워터마크를 활용한 예시다. 복사 금지라는 텍스트를 넣고, 색에 반투명을 체크하여 가독성에 방해되지 않도록 설정했다. 워터마크는 보통 대각선으로 표시하니 참고하면 좋겠다. 설정을 마치고 확인을 누르면 문서에 적용된 것을 확인할 수 있다.
PDF 워터마크 넣기
워드 문서 백그라운드에 워터마크를 넣어야 하는 경우만큼, PDF 파일에도 추가하는 경우도 많다. 혹은 워드로 이미 PDF 파일을 만들고 워터마크를 깜빡한 경우에도 활용하면 좋다.
상단 메뉴 바 > 도구 > 워터마크 > 워터마크 추가
위 경로에 따라 확인하면, 아래 화면과 같이 워터마크를 추가할 수 있는 팝업이 나온다. [+] 옆에 있는 PDF에서 기본 제공하는 대각선 궁서체 복사 금지를 사용하려면 바로 클릭하면 적용된다. 글씨체 컬러 워터마크 글씨체 컬러 텍스트 내용을 변경하고 싶을 때는 위 사진 4번 박스 왼쪽 아래 볼펜 모양을 클릭한다.
위 사진처럼 PDF 워터마크 편집 팝업이 나온다. PDF 워터마크의 경우 오른쪽 화면에서 바로 미리 보기로 확인할 수 있어, 사용이 좀 더 편리하다. 원하는 설정을 입력하고 저장하면 끝이다. 단, PDF 워터마크의 경우 투명도 설정이 불가하여 내용을 가릴 수 있어 가독성이 떨어진다.
처음에 입사한 신입의 경우 회사 문서 외부 유출에 대한 경각심이 없어, 그냥 내보낼 수 있다. 상사가 지시한 내부 문서 반출에 대해 " 복사 금지 혹은 기밀 워터마크 넣을까요?" 라고 한마디면 센스 칭찬받는다.
함께 확인하면 좋은 글로는 PDF 복사 금지 추천한다. PDF 텍스트 내용도 복사가 가능한데, 아래의 글 내용에 따라 PDF 파일을 암호화 시키거나, 텍스트 복사를 금지시키면 복사가 되지 않기 때문에 외부로 문서 반출 시 활용도가 높다.
PDF 파일 암호화, 수정, 복사 불가 금지 설정하는 방법
거래처에게 내부 문서를 전달하기 위해서 가장 많이 쓰는 파일 형식이 PDF가 아닐까 싶다. 워드 등 문서 원본으로 전달하게 되면 중간에 수정이 발생할 수 있어 오해의 소지가 있기 때문이다. 그
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