엑셀 초보 실무 기능 : 엑셀 목록 드롭다운 만들기, 목록으로 값 입력하기, 엑셀 드롭다운 3초컷

엑셀 기능에서 가장 많이 사용하는 기능 중에 하나가 바로 드롭 다운으로 입력항목 목록 만들기이다.

예를 들어 반복되는 성별(여자, 남자), 부서명(회계팀, 인사팀, 경영팀, 개발팀) 등 값을 입력할 때 매번 직접 입력하는 것보다 목록을 열어서 값을 클릭해서 넣으면 오타 확률도 줄이고 잘못된 값을 넣는 실수를 범하지 않을 수 있다.

 

데이터 유효성 검사 : 목록 만들기

● 목록에서 값을 선택해서 Input 할 수 있다.

● 잘못된 값을 입력하면 경고창이 나오면서 입력되지 않아, 실수를 방지할 수 있다.

 

STEP1. 목록을 만들기 > 목록 값을 입력할 범위를 드래그 > 상단 메뉴 데이터 유효성 검사 선택

B열 부서 항목에 회계팀, 인사팀, 경영팀, 개발팀에서 선택하여 입력하고 싶은 경우, 위 사진 오른쪽처럼 목록에 들어갈 항목들을 만들어준다. 같은 시트 내에 보이는 게 싫다면 다른 시트 위에 입력해도 무관하다.

 

회계팀, 인사팀, 경영팀, 개발팀을 입력했다면 이 팀들이 입력된 B열 부서 범위를 드래그하고 상단 메뉴 데이터 유효성 검사를 클릭해 준다.

 

STEP2. 제한 대상 : 목록으로 선택 > 원본 : 만든 목록 범위 선택

데이터 유효성 설정 팝업이 나오면 제한 대상을 목록으로 선택해 주고, 드롭 다운 표시를 체크한 뒤 아래 원본 항목에 마우스 커서를 올려두고 아까 만들어둔 부서 목록 값(회계팀, 인사팀, 경영팀, 개발팀) 범위를 드래그하고 확인을 눌러준다.

 

사실 데이터와 목록을 같은 시트에서 보기 싫은데, 목록은 같은 시트에 있지 않아도 된다. 옆 시트에 입력했다면, 원본 항목에 값을 입력할 때 옆 시트로 넘어가서 범위를 드래그해 주면 똑같이 적용된다.

 

STEP3. 결과 확인

데이터 유효성 지정을 완료하면 아까 선택한 범위 B열을 누르면 목록이 드롭 다운 되는 걸 확인할 수 있다. 편하게 내가 만든 항목으로 값을 입력할 수 있으며 물론 복사 붙여 넣기 기능은 해당 열에서 사용 가능하다. 단, 잘못된 값을 넣는 경우(TEXT 입력 등으로) 아래와 같이 안내 메시지가 나오며 잘못 입력한 값이 빠지게 된다.

 

실무에서 노가다 없이 편하게 업무하기에 좋은, 또 인수인계할 때 등과 같이 입력되어야 할 적합한 아직 항목 리스트를 잘 모르는 사람에게 업무를 알려줄 때 유용한 엑셀 기능이다.

 

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